Template by:
Free Blog Templates

среда, 16 сентября 2009 г.

20 Полезных советов: Microsoft Word с Умом


Microsoft Word до сих пор остаётся основным текстовым редактором на просторах нашей Родины, да и по всему миру. Несмотря не бешенные усилия, его конкурентам, в том числе бесплатным, как Open Office, не удалось отвратить пока основныем массы населения от его использования. Поэтому люди, работающие с документами часто проводят почти весь день именно в нём. Потому не лишним будут советы по более эффективному использованию огромных возможностей этой программы.


Image and video hosting by TinyPic

  1. Считайте прямо в Word. Многие запускают Excel только для того, чтобы построить там маленькую табличку, в которой будут автоматически считаться результаты, а затем копируют её в Word. Не нужно этого делать: Word прекрасно умеет считать и сам. Установите курсор в ячейке, где нужен результат, и вставьте формулу точно также как вы сделали бы это в Excel. Например, =sum(above)просуммирует значения всех ячеек в таблице выше. Самый быстрый на мой взгляд способ - нажать Ctrl+F9 и написать текст формулы, которая вам нужна. После нажатия F9 значение будет рассчитано.
  1. Сравните два документа. Если вы не уверены, что изменилось в новой версии документа — просто откройте старую версию затем на ленте Review выберите команду Compare (Office 2007). В предыдущих версиях эта команда доступна в меню Tools.
  1. Дежавю. Держать документ открытым, для того, чтобы застать курсор именно там, где вы его оставили вовсе необязательно: откройте документ и нажмитеShift+F5 и курсор вернётся на свою позицию перед закрытием.
  1. Сохраните всё и сразу. Если вы хотите оторваться от работы над документами и хотели бы быстро сохранить все сделанные вами изменения - нажмите Shift и привычная команда Save превратится в Save All.
  1. Вставьте форматирование. Для того чтобы скопировать всё форматирование и оформление одного параграфа в другой, для начала выделите текст с оформлением нажмите Ctrl+Shift+C, теперь выделите текст, к которому нужно применить форматирование и нажмите Ctrl+Shift+V. Запомнить просто — это модифицированные команды копирования и вставки.
  1. Умные мышки. Для владельцев "умных мышек" (с опцией Scroll): при удержании клавиши <Ctrl> можно изменять масштаб изображения в Microsoft Word, просто вращая колёсико мышки туда-сюда. Это гораздо удобнее, конечно, чем методом научного тыка подбирать необходимый масштаб в окошке с процентами. (Иногда при этом указатель мыши должен находиться на строке меню, строке состояния, линейках или на любой панели инструментов.)
  1. Где я чего исправлял? Word запоминает и хранит в документе последние три места, где вводился или редактировался текст. Чтобы вернуться к одной из этих трёх позиций, нажмите нужное количество раз комбинацию клавиш <Shift>+<F5>. При четвёртом нажатии курсор переместится на исходную позицию. Благодаря этому, при открытии уже имеющегося документа для возврата к месту, где работа была прервана, достаточно нажать <Shift>+<F5>.
  1. Вертикальный блок текста. Чтобы выделить в Word'е вертикальный блок текста, надо предварительно нажать комбинацию клавиш <Ctrl>+<Shift>+<F8>. Кроме того, выделить вертикальный блок можно с помощью мышки, удерживая клавишу <Alt>. Это может пригодиться при преобразовании текста в таблицы, замене или удалении нумерации абзацев и некоторых подходов к украшательству страницы.
  1. Таблица в начале документа. Если вы регулярно пользуетесь таблицами в текстовых файлах, возможно у вас возникали затруднения с размещением текста прямо над таблицей, которая находится в начале документа. Делается это очень просто. Нужно поставить курсор в первой ячейке вашей таблицы в самое левое положение и нажать <Enter>. (Другой вариант — поставить курсор в верхнюю строку таблицы, открыть меню "Таблица", нажать строку "Разбить таблицу").
  1. Разрывы строки. Если надо избежать разрыва строки между какими-то словами, то следует вместо обычного пробела ставить символ неразрывного пробела с помощью комбинации клавиш <Ctrl>+<Shift>+<Space>. Такую связку слов уместно делать, например, между фамилией и инициалами, названием величины и её обозначением (масса m), значением величины и её размерностью (25 кг). В последнем случае имеет смысл сделать пробел к тому же тонким, чтобы значение и размерность смотрелись как единое целое. Проще всего выделить этот пробел и пометить как нижний индекс, нажав клавиши <Ctrl>+<=>.  Отмечу также, что неразрывные пробелы в Word'е являются ещё и нерастяжимыми, то есть при выравнивании строчек в абзаце по ширине они не растягиваются, в отличие от обычных пробелов. К сожалению, в Word'е нет неразрывного растяжимого пробела. В некоторых ситуациях может потребоваться указать явным образом Word'у, где надо переходить на другую строку внутри абзаца. Для этого вставьте в нужном месте символ "разрыв строки", нажав <Shift>+<Enter>.
  1. Скоростное изменение регистра. Чтобы сменить регистр букв в слове, предложении, абзаце или сделать первую букву заглавной, совсем не обязательно набирать текст заново или лезть в меню "Формат"-"Регистр". Попробуйте другой вариант — сочетание клавиш <Shift>+<F3>. После однократного нажатия у слова, где стоит курсор, появится заглавная буква, после двукратного — всё слово целиком будет состоять из прописных букв, после третьего нажатия — опять из строчных. Данный способ применим и для выделенного фрагмента текста.
  1. Формат вставляемых документов. После выделения текста на html-страничке и вставки его в документ Word'а наблюдается неприятное явление: чужеродный шрифт, форматирование абзацев и гиперссылки портят аккуратное оформление документа. Это происходит из-за того, что Word по умолчанию после нажатия <Ctrl>+<V>, <Shift>+<Ins> или кнопки "Вставить" помещает в документ текст из буфера обмена с сохранением оригинального форматирования html-документа, что не всегда приятно. Альтернатива — "Специальная вставка" из меню "Правка". Достаточно выбрать там "Неформатированный текст" — и Word забудет, как выглядела исходная html-страница, вставив чистый текст без форматирования в ваш документ.
  1. Повторение операций. В MS Word и MS Excell есть замечательная функция "Повторить предыдущую операцию", которая вызывается нажатием клавиши <F4>. Она незаменима при форматировании текста, добавлении строк в таблицы и многих-многих других случаях.
  1. Уменьшение размера файла. Вы, наверняка, замечали, что если внести в ранее сохраненный документ даже несколько мелких изменений (таких, например, как смена форматирования, расстановка абзацев и т. д.), размер нового файла будет существенно больше, чем у его предыдущей версии. Это происходит потому, что Word сохраняет документы блоками. Таким образом, любое вносимое вами изменение порождает в файле новый блок данных, содержащий полную информацию о форматировании, в то время как в старом блоке эти изменения просто исчезнут. Простейшим способом избежания такой избыточности является сохранение файла под новым именем (пункт меню Файл|Сохранить как). В таком случае Word заново разобьет документ на блоки, и внесенные изменения будут сохранены в блоках вместе с самим текстом. Теперь можно сравнить файлы и заметить разницу.
  1. Экономим на картинках. Если ваши документы Word с иллюстрациями имеют слишком большой объем, можно воспользоваться ссылками на графические файлы. Чтобы вставить в документ ссылку на изображение, выберите пункт меню Вставка|Рисунок|Из файла. Включите опцию Связать с файлом и снимите флажок с поля Хранить в документе. Затем вставьте картинку и щелкните на OK. По суммарному объему вновь созданный файл вместе с файлами иллюстраций заметно меньше документа со встроенными иллюстрациями; разница может составлять несколько десятков процентов. Перед вставкой иллюстраций желательно разместить графические файлы в том же каталоге, что и сам документ. В противном случае могут возникнуть проблемы при переносе файла из каталога в каталог или при передаче документа с иллюстрациями другому пользователю.
  1. Заметки на полях. Чтобы делать заметки в документе MS Word, нужно сначала выделить фрагмент текста (к которому у вас есть замечания или комментарии), а затем выбрать пункт меню Вставка|Примечание. При этом выделенный текст отметится желтым фоном (как будто маркером на бумаге), а в нижней части экрана появится дополнительное текстовое окно, в котором можно будет набрать или изменить сам текст комментария. Он будет отмечен индексом, состоящим из инициалов пользователя (они задаются на закладке Пользователь диалогового окна Сервис|Настройка) и номера примечания. Отметка цветом и индексы примечаний не выводятся на печать и при необходимости их в любое время можно изменять или удалять. Другая возможность — вставка так называемых сносок через меню Вставка|Сноска. В этом случае текст комментария будет располагаться либо внизу страницы (обычная сноска) либо в конце всего документа (концевая сноска). Все сноски автоматически нумеруются, либо маркируются специальным символом.
  1. Автозамена. Наиболее часто встречающиеся опечатки исправит функция Автозамена (Сервис - Автозамена). Если существует слово, которое часто вводится неправильно, можно ввести в окне Автозамены правильную и неправильную версии его написания. После того, как это будет сделано, Word будет исправлять ошибку автоматически, не спрашивая разрешения пользователя. Кстати говоря, Автозамену можно использовать не только для устранения опечаток, но и для быстрого ввода каких-нибудь слов и предложений. Так, например, если вам часто приходится набирать фразу "Microsoft Office", введите ее в окне Автозамены как правильный вариант, а как неправильный - Mic. Теперь после набора этих трех букв появится целая фраза.
  1. Ударения. Немногие знают, что в Word можно расставлять ударения. Знаки ударения присутствуют в стандартных юникодовских шрифтах типа Times, Courier и Arial. Для того, чтобы поставить ударение, необходимо поставить курсор после буквы, у которой вы хотите поставить ударение, а затем выбрать вставка-символ, и в разделе "набор" выбрать "объединённые диакр. знаки". В качестве символом ударения есть такие: / \ ~ .(снизу). Над одной буквой можно поставить несколько ударений. В общем, эти символы будут поняты любой программой, поддерживающей Unicode, хоть блокнотом. 
  1. Ввод дробных чисел. В диалоговом окне Символ представлены наиболее часто используемые дроби, которые можно вставить в документ (читайте об этом в предыдущем разделе). Кроме того, если у вас подключена функция Автозамена, Word автоматически преобразует указанные дробные числа. В противном случае вам придется поработать, чтобы придать дробным числам соответствующий вид с помощью команд Надстрочный знак и Подстрочный знак.
    1. Нажмите комбинацию клавиш trl+Shift+=(знак равенства)>.
    2. Данная комбинация клавиш используется для преобразования текста в надстрочный знак.
    3.  Наберите числитель — верхнюю часть дроби. Например, 4 в 4/5.
    4.  Снова нажмите <Ctrl+Shift+=>, чтобы отменить надстрочный знак.
    5.  Наберите косую черту.
    6.  Наберите <Ctrl+=> — так вы перейдете к вводу подстрочного знака.
    7.  Наберите знаменатель — нижнюю часть дроби.
    8.  Еще раз нажмите <Ctrl+=>, чтобы отменить подстрочный знак. Вот вам и готовая дробь.
  1. Выделение текста. Иногда требуется выделить весь текст документа — сверху донизу, от начала и до конца, в общем, весь документ целиком. Сделать это довольно просто: трижды щелкните мышью на левом поле вашего документа. Тот же результат можно получить, если нажать клавишу <Ctrl>, а потом, не отпуская ее, нажать клавишу <5>, расположенную на вспомогательной цифровой клавиатуре, либо просто <Ctrl+A>. Аналогично, вы можете еще пять раз нажать клавишу <F8>. Ну, и конечно, есть команда Правка>Выделить все, которая выполняет ту же функцию.




Источники и Дополнительная Информация: