Зачем вам нужен Microsoft Office Project 2007?

Если до сих пор вам не приходилось сталкиваться с Microsoft Project в вашей повседневной виртуальной жизни, вполне возможно, вам это и не нужно, и вы можете пропустить эту публикацию. Однако, наверняка, кому-то из читателей этого блога просто эта программа не попадала в сферу обзора по разным причинам. Вполне допускаю, что для кого-то она поможет лучше организовать работу организации или даже улучшить процесс планирования индивидуальных профессиональных проектов. Если у вас на компьютере установлен оффисный пакет Microsoft Office, то вполне возможно, что эта программа тихо дожидается пока вы обратите на нее внимание.

Предлагаю вам обзор возможностей программы с сайта Microsoft.

Представьте, что до открытия вашего магазина остается три дня. В последний момент выясняется, что еще многое не готово: не закончен ремонт, не настроено оборудование, не собрана витрина. Вы пытаетесь браться за все работы подряд в условиях нехватки ресурсов и отсутствия координации усилий. В результате сорваны сроки, перерасходован бюджет, многое в спешке сделано некачественно.

Анализируя завершенный проект, вы задумываетесь: а ведь можно было иначе спланировать время на ремонт, точнее учесть материалы, заранее рассчитать срок подвоза оборудования и к этому времени пригласить бригаду рабочих…

Знакомая ситуация, не правда ли?

В следующий раз вы пытаетесь записывать необходимые работы на бумаге, в уме выстраивать последовательность действий и рассчитывать срок завершения. Опять возникают сложности: рассчитать в уме календарный график – нелегкая задача.

Но зачем так перегружать себя, ведь корпорация Microsoft предлагает для подобных целей простой и удобный инструмент - Microsoft Office Project 2007. Этот продукт предоставляет надежные инструменты управления проектом, превосходно сочетающие в себе практичность, мощность и гибкость, благодаря чему можно управлять проектами более рационально и эффективно. Вы сможете управлять проектными работами, планами, ресурсами и финансами, сохранять согласованность работы команды и составлять разнообразные отчеты.

Microsoft Project имеет понятный и очень удобный интерфейс, поэтому работать в нем не сложнее, чем в Microsoft Excel. Меню и справка полностью русифицированы, а с веб-узла www.microsoft.com/rus/office всегда можно скачать полезные шаблоны проектов.

Самостоятельно начать работу в Microsoft Project вам поможет специальный мастер – Консультант (Project Guide). Этот интерактивный помощник позволяет быстро освоить процесс управления проектом: создание и настройку нового проекта, управление задачами и ресурсами, отслеживание состояний и получение отчетов по сведениям о проекте.

Функциональные возможности Microsoft Project

Для начала необходимо определиться с целями и жизненным циклом нового проекта. На их основе формируется перечень работ. Microsoft Project позволяет задать последовательность выполнения работ, что делает расписание более гибким, наглядным и упрощает планирование.

Для определения периодов выполнения задач Microsoft Project позволяет создавать календари и определять время начала или завершения работ, выходные и праздничные дни.

На следующем шаге необходимо описать детальный состав работ: нужно указать длительность их выполнения и последовательность (этой информацией должен располагать сам менеджер проекта). Основываясь на этих данных, Microsoft Project автоматически рассчитает даты начала и завершения работ, используя метод критического пути. Планировать сроки работ можно как начиная с некоторой точки, так и к определенной дате.

Рис. 1 Интерфейс Microsoft Office Project 2007

Функция «Рамки задач» поможет найти фактор (например, зависимость задачи, календарные ограничения, плановая дата или время отпуска), определяющий начальную дату задачи так, чтобы вы могли просмотреть цепочку факторов назад и найти основную причину, вызвавшую конкретную задержку.

Расчет продолжительности работ и, соответственно, сроков можно также поручить системе. Для этого нужно ввести трудоемкость работ и указать, сколько для них мы готовы выделить исполнителей.

Второй важный элемент планирования – ресурсы, используемые в работах проекта. Microsoft Project позволяет создавать и планировать использование в работах трех типов ресурсов:

• Трудовые – возобновляемые ресурсы: персонал и оборудование;

• Материальные – расходуемые предметы;

• Финансовые – деньги.

Трудовые ресурсы назначаются для работы в определенный период и с указанием процента их возможной занятости в проекте. В некоторые моменты трудовой ресурс (например, ценный специалист) может оказаться назначен на несколько задач одновременно или вообще не иметь возможность выйти на работу. Чтобы не возникало перегрузки ресурсов (т.е. план работ невыполним), Microsoft Project предоставляет возможность выравнивания загрузки ресурсов в проекте. Средства ресурсного планирования оптимально распределяют работы по имеющимся ресурсам, чтобы проект можно было завершить в самый короткий срок с учетом имеющихся ограничений по ресурсам. А благодаря функции многоуровневой отмены действий можно безопасно экспериментировать с различными сценариями типа "что если...".

Для каждого ресурса указывается стоимость: для трудовых это ставка оплаты за единицу времени, а для материалов – цена единицы товара. На основе этих ставок и объема использования ресурсов Microsoft Project автоматически рассчитывает стоимость каждой работы и проекта в целом. При этом пользователю доступна информация о затратах с разбивкой по периодам.

Помимо затратной части, следует знать и доходную часть проекта, а также иметь отчет о его рентабельности. Microsoft Project позволяет считать поступление денежных средств и создавать отчет о движении денежных средств, используя специальный класс ресурсов – бюджет.

После того как календарный график работ будет спланирован и оптимизирован, Microsoft Project позволяет зафиксировать исходные значения в виде базового плана. Текущий план может меняться в ходе проекта из-за опережений и срывов сроков, замены исполнителей. А базовый план всегда позволит увидеть исходную картину и получить отчет по отклонениям.

План работ — только исходная часть: необходимо отслеживание фактических сроков выполнения работ, расходования ресурсов и постоянная проверка, или актуализация, графика. Для каждой работы Microsoft Project позволяет вводить прогресс хода выполнения; для назначения ресурса можно учитывать фактическое использование; для трудовых ресурсов можно учесть сверхурочные работы и их оплату по повышенной ставке.

На всем протяжении проекта необходимо анализировать первичные проектные данные для получения усредненной, агрегированной информации и выявления тенденций. Microsoft Project содержит большое количество метрик по разнообразным аспектам хода проекта, кроме того, можно самим создавать уникальные метрики для своего проекта, путем настройки пользовательских полей на основе формул. Графические индикаторы помогут быстро и наглядно предупредить о возникновении отклонений. Представления информации могут быть произвольно сгруппированы, отфильтрованы и отсортированы. Полученные данные можно распечатать в виде наглядных отчетов и представить руководству. Функция «Наглядные отчеты» использует Microsoft Office Excel 2007 и Microsoft Office Visio 2007 для генерации многомерных сводных таблиц, диаграмм, графиков и схем, основанных на данных Microsoft Project.

Рис.2 Наглядный отчет о движении денежных средств

Microsoft Project обеспечивает управление ходом работ на всем жизненном цикле проекта, помогая завершить его в срок, в рамках бюджета и с надлежащим качеством.

Какой компьютер требуется для работы с Microsoft Office Project 2007?

Тот, на котором комфортно работать с Microsoft Office 2003 или 2007, т.е. имеющий:

• Микропроцессор с частотой не ниже 1 Ггц;

• Оперативную память не менее 256 Мбайт;

• Свободное место на жестком диске не менее 1,5 Гбайт.

На компьютере может быть установлена операционная система Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows XP с пакетом обновления 2 или Microsoft Windows Server 2003 с пакетом обновления 2 или более поздние их версии.

Чем отличаются версии Project Standard и Project Professional?

В данной статье описывается работа с версией Microsoft Office Project Standard 2007. Версия Microsoft Office Project Professional 2007 содержит все функции, которыми оснащен Project Standard 2007, а кроме того, Project Professional 2007 при подключении его к серверному продукту Microsoft Office Project Server 2007 обеспечивает выполнение функций управления большим количеством проектов в масштабах предприятия.

Пособие

В заключение, предлагаю вашему вниманию удачное пособие посвященное описанию работы с локализованной версией выпуска пакета MS Project 2007.

Гультяев А.К. Microsoft Office Project Professional 2007.